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承認ワークフローの管理

ご注文担当者様のご注文等に制御をかける設定(承認ワークフロー設定)を行います。
承認ワークフローの管理は、企業管理権限または、企業管理ユーザーによって「部門管理ユーザーによる部門独自設定の可否の設定」が許可されている場合、部門管理ユーザーも承認ワークフローの管理を行うことができます。
例えば、「予算を超過する購入には部門長の承認を必要とする」「高額商品は購入不可とする」など、物品購入時の決裁ルールをソロエルアリーナWebサイトでの購入に適用させることで統制を強化するとともに、無駄な購買の抑制を図ることができます。

承認ワークフローの管理

承認ワークフローの設定について

承認ワークフローの適用には、「承認経路の設定」と「承認ルールの設定」を行う必要があります。

1.承認経路の設定

ご注文等に対する決裁ルートを設定します。設定した承認経路は、2の承認ルールと紐づけますので、会社の購買ルールや組織構成を考慮しながら決裁ルートに組み入れられる方(承認者)を登録してください。

2.承認ルールの設定

具体的な会社の決裁ルールを適用させます。「月次予算○○円を超過する注文の場合」「購入制限品を含む注文の場合」など、制御をかけるご注文等の条件を設定し、条件に当てはまるご注文等にどのような制御をかけるかを設定します。

承認経路の設定

承認経路の登録

ソロエルアリーナWebサイトに登録されているユーザーを承認者として選択することで承認経路を作成します。

承認経路の登録
  • 画面最上段にある「管理者メニュー」にカーソルを当てると表示される【承認ワークフローの管理】をクリックします。

    [承認ワークフローの管理]画面下部にある【承認経路一覧へ】をクリックし、[承認経路一覧]画面にある【新規承認経路を登録】ボタンをクリックします。

  • [承認経路の登録]画面で、承認経路名欄に任意の名称を入力し、承認経路の第1承認者の入力欄をクリックすると表示される一覧からユーザーを選択します。

    部門管理ユーザーを承認者に設定する場合は、【所属の部門管理ユーザーを指定】をクリックします。(※)

    承認者として設定したいユーザーを探す場合は、【ご利用者一覧から検索】をクリックします。

    承認グループを登録している場合は、承認経路に承認グループを設定することもできます。設定したい承認グループを探す場合は、【承認グループ一覧から検索】をクリックします。

    • 複数の部門管理ユーザーが存在する部門の設定で「所属の部門管理ユーザーを指定」を選択すると、設定されている部門管理ユーザー全員が選択されます。その場合、部門管理ユーザーのうちどなたかが承認(否認)処理すれば決裁が完了します。
      また、部門管理ユーザーが登録されていない部門の設定時に「所属の部門管理ユーザーを指定」を選択すると、企業管理ユーザーが承認者に指定されます。承認申請後に部門管理ユーザーが不在となった場合も同様に、企業管理ユーザーが承認者に変更されます。
  • [ご利用者検索]画面で、付与権限や所属・利用状況で絞り込み検索することもできます。

    該当のユーザーが表示されたら、【選択】ボタンをクリックします。

    一度に複数のユーザーを選択する場合は、一覧の左側にあるチェックボタンにチェックを入れて、一覧上部にある【選択】ボタンをクリックすると、まとめて選択することができます。

    必要に応じて最大5段階まで登録可能です。

    [承認経路の登録]画面での入力・選択が完了したら、【登録】をクリックします。

承認者の種類

承認経路に登録できる承認者には、「承認者」「部門管理ユーザー」「承認グループ」の3種類があります。

承認者の種類 説明
承認者 登録されているすべてのユーザーの中から承認者として指定します。どの部門に所属していても承認者に指定することができます。
部門管理ユーザー 承認を申請するユーザーが所属する部門の部門管理ユーザーが自動的に承認者になります。部門管理ユーザーが承認者になるケースが多いことを想定してご用意している機能で、承認経路の登録時に個別にユーザーを指定する手間を省略できます。また、部門管理ユーザーが登録されていない部門の設定時に「所属の部門管理ユーザーを指定」を選択すると、企業管理ユーザーが承認者に指定されます。
承認グループ 複数のユーザーを「承認グループ」として登録することで、グループに登録された全員が承認者になります。承認申請に対して、承認グループ内の承認者のうち誰か1人が承認(否認)処理をすれば決裁が完了しますので、例えば「承認者Aが不在のために決裁が完了せず注文等が滞る」事態を防止することができます。

承認グループの登録

ご注文等の申請に対して決裁する方を1ユーザーに特定せず、複数のユーザー(承認グループ)とする方法です。承認グループを作成し、ユーザーを紐付けした後、作成した承認グループを承認経路に登録します。

承認グループの登録
  • [承認ワークフローの管理]画面下部にある【承認グループ一覧へ】をクリックし、[承認グループ一覧]画面にある【新規承認グループを登録】ボタンをクリックします。

  • [承認グループの登録]画面で、承認グループ名欄に任意の名称を入力し、承認者の入力欄をクリックすると表示される一覧からユーザーを複数選択します。

    承認者として設定したいユーザーを探す場合は、【ご利用者一覧から検索】をクリックします。

    承認グループには最大10人まで登録可能です。

  • [ご利用者検索]画面で、付与権限や所属・利用状況で絞り込み検索することもできます。

    該当のユーザーが表示されたら、【選択】ボタンをクリックします。

    一度に複数のユーザーを選択する場合は、一覧の左側にあるチェックボタンにチェックを入れて、一覧上部にある【選択】ボタンをクリックすると、まとめて選択することができます。

    [承認グループの登録]画面での入力・選択が完了したら、【登録】をクリックします。

承認経路の変更・削除

  • [承認ワークフローの管理]画面下部にある【承認経路一覧へ】をクリックします。

    承認経路が多く登録されていて見つけづらい場合は、上部のキーワード入力欄に承認経路名などを入力し、検索することができます。

    編集する場合

    承認経路の一覧から該当の承認経路の操作欄にある【編集】をクリックします。
    次の[承認経路の編集]画面で内容を変更し、【登録】をクリックします。

    削除する場合

    承認経路の一覧から該当の承認経路の操作欄にある【削除】をクリックします。
    [承認経路を削除します]画面が表示されたら、【削除する】をクリックします。

承認ルールの設定

承認ルールの登録

「月次予算○○円を超過する注文の場合」「購入制限品を含む注文の場合」など、制御をかけるご注文等の条件を設定し、条件に当てはまるご注文等にどのような制御をかけるかを設定します。

  • 画面最上段にある「管理者メニュー」にカーソルを当てると表示される【承認ワークフローの管理】をクリックします。

    [承認ワークフローの管理]画面にある「企業標準の設定」または「部門独自の設定」どちらかから設定を行います。

    企業統一の承認ルールを適用させる場合

    画面上段「企業標準の設定」にある【設定・変更】をクリックします。

    部門個別に承認ルールを適用させる場合

    画面下段「部門独自の設定」に表示されている登録部門一覧のうち、個別のルールを設定したい部門の【設定・変更】をクリックします。

    登録部門が多く見つけづらい場合は、上部のキーワード入力欄に部門名などを入力し、検索することができます。

  • [承認ルール一覧]画面にある【ワークフロー新規登録】をクリックします。

    承認ルールを適用させたい条件を指定します。プルダウンより選択してください。

    選択する条件によっては、さらに具体的な条件を入力・設定する必要があります。詳しくは以下の表をご確認ください。

指定可能なご注文等の条件について

以下の17種類の中から指定できます。

ご注文等の条件 さらに具体的な条件
月次の累計注文金額(税込)が予算設定金額を超える場合 任意予算額の入力、または企業・部門で設定された月額予算より算出
四半期の累計注文金額(税込)が予算設定金額を超える場合 任意予算額の入力、集計期間の指定
半期の累計注文金額(税込)が予算設定金額を超える場合 任意予算額の入力、集計期間の指定
年次の累計注文金額(税込)が予算設定金額を超える場合 任意予算額の入力、集計期間の指定
商品価格(税込)が設定金額を超える場合 設定額の入力
注文合計金額(税込)が設定金額を超える場合 設定額の入力、配送料を含むのチェック
注文合計金額(税込)が設定金額未満の場合 設定額の入力、配送料を含むのチェック
特定の任意コードが注文内容に含まれている場合 任意コードの選択
推奨品以外を購入する場合 なし
推奨品のみを購入する場合 なし
購入制限品を購入する場合 なし
配送料が発生する場合 なし
アスクル以外のサプライヤの注文キャンセルする場合 なし
アスクル以外のサプライヤの注文変更をする場合 なし
特定のご利用者が注文する場合 指定ご利用者の選択
商品のお届け日が年度を超える場合 年度締め日の選択、お届け日が決まっていない商品の制御の設定
ご注文商品すべて なし
  • 条件に対するアクションを指定します。プルダウンより選択してください。
    アクションを「承認者の承認を受ける」に設定した場合、対応する承認者(承認経路)を指定する必要があります。保存済みの承認経路から選択するか、この画面上で承認者を指定してください。

    指定した承認経路名または承認者欄の左横にある「この承認経路を推奨経路として設定」にチェックを入れてから登録を進めると、推奨経路として設定することができます。

    推奨経路とは

    1つの注文条件に複数の承認経路を登録しておくと、ご注文担当者様がご注文申請の都度、申請先(承認経路)を選択できるようになります。その際、初めに選択されている承認経路を「推奨経路」といいます。

  • アクションを「メッセージを表示する(承認不要)」に設定した場合は、表示するメッセージを入力してください。
    条件に該当する注文時などに注意喚起するメッセージがレジ画面に表示されます。

    設定が完了したら、【登録】をクリックします。

承認メールの設定

  • 承認依頼を承認者宛にメールで送信する設定などを行います。

    [承認ルール一覧]画面の「メール設定」タブをクリックし、【メール設定変更】をクリックします。

    承認に関するメールの設定を行い、【登録】をクリックします。

    送られるメールなどの詳細は以下の表をご確認ください。

項目 説明
承認依頼メール 承認者への承認依頼メールの送信有無を設定します。送る/送らない のいずれかを選択ください。
リプライメール ご注文等の申請に対して、承認者が処理した結果をご自身で確認できるようメール受信することができる機能です。こちらでその送信有無を設定します。送る/送らないのいずれかを選択ください。なお、送信されるメールの内容はご注文担当者様へ送信されるもの(ご注文完了を通知する内容)と同一です。
リマインド設定 承認申請後、設定日数を経過しても承認者が処理を行わない場合、確認のメールを申請者・承認者に送信いたします。こちらでその送信有無と、送信する場合は申請から何日経過後にメール送信するかを指定してください。なお、日数は1~9日の範囲で設定でき、土日祝日を日数に数えるかどうかを選択いただけます。

承認ワークフロー設定の一括操作

  • [承認ワークフローの管理]画面下部にある【承認ワークフロー設定の一括操作】をクリックします。

    [承認ワークフロー設定の一括編集]画面にて、アップロードするCSVファイルを選択し、【CSV登録】ボタンをクリックします。

    • 登録済みデータやサンプルCSVフォーマットは、[承認ワークフロー設定の一括編集]画面からダウンロードできます。