購買業務のシンプル化と効率アップで、現場と本社の負担を減らして、子どもとの触れあいをさらに充実 株式会社 ポピンズ ナーサリー事業本部

株式会社 ポピンズ 東京都渋谷区広尾5-6-6広尾プラザ http://www.poppins.co.jp

目次

01 導入の経緯 作業効率の向上とコスト削減に向けバラバラな購買を統合

 働く女性を支援すること、そして『最高水準のエデュケアと介護サービスで社会に貢献します』という理念で、1987年に創業した株式会社ポピンズ様。現在はベビーシッターサービスの「チャイルドケアサービス事業」、介護サービスの「シルバーケアサービス事業」、保育・教育施設を運営する「ナーサリー事業」、そして教育・研究を手がける「ポピンズ国際乳幼児教育」の4つを柱として事業展開しています。
 保育・教育施設は東京・大阪・名古屋をはじめ全国に150カ所、ベビーシッターや介護スタッフも数万人規模を擁し、備品などの購買に関してもよりスムーズなシステムが求められるようになったそうです。『ソロエルアリーナ』導入の経緯を、ナーサリー事業本部ゼネラルマネージャーの増永実様にお伺いしました。
「弊社の事業は多岐にわたり、また関わる人の数も多いのですが、これまで備品の購買に関しては各事業部やそれぞれの現場で必要に応じてバラバラに行われていました。処理の煩雑さやコストの削減、また、各現場でのサービスへの集中を第一に考えて、全社的に備品の調達を統一していこうという動きになりました」
 実際に全国150カ所の保育施設においても、それぞれの担当者などによって購入するものや量、またタイミングなどにばらつきがあったり、発注や経理処理も大変だったりと、いくつかの要改善点を認識していたといいます。

ソロエルアリーナ導入前

 ポピンズ様は以前『ソロエルアリーナ』の前のサービスとなる『アスクルアリーナ』をご利用いただいていましたが、他社からの複合機等を含めた事務消耗品についてより格安な提案を受けそちらを導入されたそう。その結果、それまでアスクルアリーナで購入していた一部の商品の取り扱いがないなどの問題が生じ、取引先の数を増やしてしまうことになり、結果として、発注工数や請求書や支払処理といった人的コストが増えてしまったと増永様はお話しくださいました。
「毎月や年間単位の締めのタイミングでないと、どの施設が何をどの程度購入したかが把握できず、経理もそのときにならないと支払額が分からない状況でした。また当初は現場からの注文を本社がFAXで受け取り、それを発注先に転送する流れを採用しており、発注業務も経理業務も非常に量が多く煩雑で、ミスなどの不安も常に抱えていました」
 そこで、保育現場では煩雑な作業をできるだけ減らして、子どもたちと触れあう時間を増やすことを考えて、スムーズに購買を行えるシステムの導入を改めて検討されるようになりました。

ソロエルアリーナ導入前

ソロエルアリーナ導入後

 元々ポピンズ様は早い段階で全社的なIT化に取り組まれ、2015年7月には電話受付が中心だったベビーシッターの発注をウェブサイト『ポピンズ100』から可能にし、顧客が自分に適したシッターを見つけ依頼するまでの時間を最短数秒でできるようにするなど、常に先端の取り組みをされている企業様。購買に関するシステムも最適なものを選びたいと、導入の際は5社ほどを比較検討し、その結果採用いただいたのが『ソロエルアリーナ』でした。
「一部商品の単価が上がってしまう点も事実ありましたが、購買を一元管理することによって間接コストや現場の負担を削減できることが大きなポイントでした。今後は商品価格がさらに求めやすくなるとありがたいですね」

ソロエルアリーナ導入後

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